Gezähmte Vielfalt

Wir suchen das Individuelle. Doch das hat seinen Preis – auch in der IT. So machen hunderte verschiedener PC- und Laptop-Varianten den Großunternehmen das Leben schwer. Es geht auch anders.

Es hakt, ruckelt und schlimmstenfalls geht gar nichts mehr. Davon können Servicemitarbeiter in den IT-Abteilungen ein Lied singen. Tagtäglich schwärmen zig PC-Doktoren in ihren Unternehmen aus und löschen einen Brandherd nach dem anderen. Sie tun, was sie können, aber fühlen sich oft wie Hamster im Laufrad. Es klemmt an allen Ecken und Enden – kein Ende in Sicht.

Zwar tauschen Unternehmen aus abschreibungstechnischen Gründen ihre Hardware regelmäßig nach drei bis vier Jahren aus. Die Hardware selbst ist aber weniger das Problem der Fehlerhäufung. Meistens klemmt die Software, denn das Sammelsurium an Programmen zwingt manchen PC in die Knie. Dazu kommen technikbegeisterte Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatzrechner als Spielwiese für alle möglichen Tools und Tipps aus der neuesten Computer Bild verstehen. Da wird gefummelt, beschleunigt und aufgespielt was die Speicher hergeben. Bis nichts mehr geht und nur noch die Profis helfen können.

Sonderwünsche aus den Fachabteilungen ergänzen die Vielfalt. Das Marketing braucht Grafikprogramme, der Außendienst ein neues Servicetool oder die Entwickler spezielle CAD-Software – und für alles braucht es Support. Der kostet, was manche Unternehmen allerdings unterschätzen, da die wahren Kosten im Desktopbereich intransparent sind. Mehr als zwei Drittel des Gesamtaufwands für die Lebenserhaltung eines Desktop-PCs oder Laptops fließen in Service, Support, Wartung und Updates. Das macht die unverzichtbaren Helfer über ihren gesamten Lebenszyklus zu wahren Geldfressern.

Königsweg Virtualisierung

Aus dieser Kostenfalle führen drei Wege: Desktop-Virtualisierung, Standardisierung und Thin Clients. „Der Umstieg auf Windows 7 bietet sich geradezu an, um sich gleichzeitig über einen oder mehrere dieser Wege ernsthaft Gedanken zu machen“, sagt Horst Reichardt, Leiter des Desktopbereichs von T-Systems. „Eine virtuelle Desktoplandschaft ist einfacher zu managen, billiger und zudem sicherer als herkömmliche PC-Strukturen.“ Um mehr als 40 Prozent lassen sich die Total Cost of Ownership im Vergleich zu einem gemanagten PC senken, hat das Fraunhofer-Institut Umwelt-, Sicherheits-, Energietechnik in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung „PC vs. Thin Client“ errechnet. Zudem haben Thin Clients mit durchschnittlich 60 Monaten eine längere Lebensdauer im Vergleich zu ihren fetten Kollegen, die in der Regel nach 36 Monaten ausgemustert werden.

Dass Virtualisierung von Clients inzwischen in den Unternehmen auf der Agenda steht, zeigen die Ergebnisse einer Umfrage des Beratungshauses Centracon. Fast die Hälfte aller befragten 309 Unternehmen glauben, dass Virtualisierung effizienter und wirtschaftlicher ist als klassische Desktop-Strukturen. Und noch mehr setzen sie auf höhere Flexibilität und einfacheres Management. Arbeitsplatzsysteme lassen sich kurzfristig abmanagen oder erweitern.

Managed Workplace Services

Den Trends nach mehr Virtualisierung und Standardisierung folgend hat T-Systems ihre Desktop-Services kräftig durchgerüttelt und abgespeckt. Weniger ist mehr. „Wirklich neu ist das klare Rollenkonzept, mit dem wir unsere Managed Workplace Services hinterlegt haben. Mit drei Rollen decken wir mehr als 80 Prozent aller Desktop-PC- und Laptoparbeitsplätze eines Unternehmens ab“, ist Reichardt überzeugt.

„Windows 7 basiert“ heißt es für die Arbeitsplätze von der Stange. Sie bilden mit den Ausprägungen „Service“, „Office“ und Traveller“ drei typische Arbeitsszenarien ab und enthalten in den Basisvarianten neben dem Betriebssystem, Office, Virenscanner, Explorer sowie Hilfsprogrammen spezielle Softwarepakete und Services für die jeweilige Arbeitssituation. Weiterhin im Programm: der Servicedesk, eine zentrale Datenablage, E-Mailpostfächer. Software und laufende Updates werden automatisch über das Netz eingespielt.

Die rollenbasierten Desktop- oder Laptop-Pakete gibt es zum Festpreis pro Monat. Reichardt: „Da auch die laufenden Services in den Paketen enthalten sind, können Kunden die Kosten für ihren Desktopbetrieb genau kalkulieren. Böse Überraschungen sind ausgeschlossen.“ Monatlich spielt T-Systems aktuelle Sicherheitsupdates der verschiedenen Hersteller auf und zweimal pro Jahr wird jeder Rechner über Fernwartung bereinigt und auf den neuesten Stand gebracht. Analysten haben ausgerechnet, dass allein die automatisierte Einführung einer neuen Software die Kosten pro Anwender um fast 90 Prozent gegenüber einer manuell betriebenen sinkt und rund 70 Prozent im Vergleich zu einer zentralen IT ohne Automatisierung. Entscheidender ist aber, dass mit dem rollenbasierten Konzept die Desktoplandschaft standardisiert und automatisiert wird: Die Endanwender stehen im Mittelpunkt. Sie sollen ihre Aufgaben optimal erledigen können. Technische Spielereien und Ausnahmen von den Ausnahmen darf es nicht mehr geben.

„Eine gute Idee“, findet Stefan Zimmermann. „Desktops nur aus Sicht der Nutzer zu betrachten.“ Der Außendienstmitarbeiter eines großen Kölner Versicherungsunternehmens macht Pause in einem Starbucks, vor sich Kaffee und Brownie und einen aufgeklappten Laptop. Mehrere hundert Außendienstler seien in seiner Firma jeden Tag zu Kunden unterwegs. Ohne Laptop gehe da nichts. „Das Gerät stellt mir die Zentrale. Da ist alles vorkonfiguriert“, sagt Zimmermann. „Ich weiß aber von einigen Kollegen, dass sie mit technischem Halbwissen ihren Laptop ein wenig aufmöbeln. Und dann gibt es andauernd Probleme mit dem Gerät, was viel Zeit und Nerven raubt.“ Im Prinzip würden ihm gängige Officeprogramme plus versicherungsspezifische Software für seinen Job reichen. Das wichtigste sei aber der Zugriff auf alle persönlichen Informationen wie E-Mails, Kontakte und Termine. „Und natürlich auf die Kundendaten“, sagt Zimmermann. „Die rufe ich zentral ab.“

Aus ‚n’ mach Drei

Der Traveller-Arbeitsplatz von T-Systems geht einen Schritt weiter. Mit ihm greifen mobile Mitarbeiter mit verschiedenen Endgeräten auf ihre persönliche Arbeitsumgebung zu. So wie man seinen Rechner im Büro, das Notebook oder Smart Phone runterfährt, öffnet sich der Desktop wieder an der gleichen Stelle. Um die Daten muss man sich keine Sorgen machen. Sie liegen nicht auf der Festplatte, sondern sicher im Rechenzentrum und den Weg durchs Netz nehmen sie verschlüsselt. Windows Mobile, RIM, Symbian oder iPhone: Der Traveller-Arbeitsplatz versteht sich mit jedem Betriebssystem für Smartphones und PDAs und der Zugang zum Netz erfolgt unter anderem über WLAN, UMTS oder DSL.

Eine weitere Anforderung im Unternehmen bedient der Service Workplace, der auf dem Einsatz von Thin Clients basiert. Auch hier kommen alle erforderlichen Programme und Daten über das Netz. Damit eignet sich der Service Workplace für alle Arbeitsplätze, die von wechselnden Mitarbeitern genutzt werden oder für Mitarbeiter, die an verschiedenen Einsatzorten auf Daten zugreifen müssen. Ein Service Workplace eignet sich beispielsweise für Callcenter oder Berater in einem Fachgeschäft. Sie brauchen keine Clients mit Festplatte, da sie für ihre Arbeit immer auf zentral gespeicherte Informationen einer Datenbank zugreifen. Sie können sich also an jedem beliebigen Rechner mit Passwort anmelden und arbeiten. Da sich Thin Clients ohne Aufwand installieren lassen, ist es möglich sich Service Workplaces zu- oder abzubuchen – ganz ohne Hardware. Den Klassiker bildet schließlich der Office Workplace ab, der aus einem klassischen Fat Client besteht. Sie enthalten neben dem Basispaket alle Freiheiten, rechenintensive Aufgaben mit Spezialsoftware zu erledigen.

„Wir gehen mit den Managed Workplace Services konsequent den Weg, Desktop-PCs und Notebooks als reine Servicekomponente anzubieten“, fasst Desktop-Manager Reichardt das rollenbasierte Konzept zusammen. „Der gesamte Betrieb ist pro Nutzer abgebildet. Sonderwünsche sind strikt limitiert. Das einzige was oben drauf kommt, ist die Hardware. Und die liefern wir auf Wunsch mit.“ Vielleicht bekommen Desktoplandschaften in den Unternehmen doch endlich die Rolle, die ihnen gebühren: fleißige Helfer zu sein, die einfach nur fehlerfrei funktionieren.